校内各单位：

根据中共中央办公厅、国务院办公厅、教育部、财政部相关文件精神，我校在读学生出国境交流持因私护照，如涉及到使用校内经费则须办理《西南交通大学学生使用校内经费出国（境）交流审批表》。现结合学校实际情况，对审批流程再次重申如下：

1、凡使用校内经费（含国拨经费、导师课题经费等）出国（境）的学生，必须在派出日期前完成审批，凡事后补办的一律不以审批。因会签部门较多，建议学生至少在派出前一个月开始办理（赴台湾地区需至少提前两个月办理）。

2、学院对派出学生执行交流任务的真实性和必要性负责（研究生还需获得导师同意）；研究生院对交流学生请销假予以备案，对需要进行学籍保留的学生办理相关手续；交流期限在90天（以上）的本科生需前往教务处审批（交流时间在90天以下的本科生无需前往教务处），教务处负责对本科生进行学籍保留相关手续的办理；计财处负责审核经费来源和经费预算；国际处负责审核出国（境）目的、任务和交流天数（学生需提供邀请单位负责人亲笔签名的正式邀请信和日程安排）。

3、学生在交流期间不得擅自改变行程路线、出国（境）天数和任务。如确因不可抗客观因素造成路线行程改变的，需在派出前至国际处进行备案或提供相应佐证材料（如航空公司提供的航班延误证明等）。凡实际出行安排和审批表内容不符且无法提供客观佐证材料的，出国（境）费用将不予报销。

学生使用校内经费出国（境）审批流程在国际处、研究生院网站均有相关提示，http://fad.swjtu.edu.cn//gjc_showNews.action?id=71AD704EAEABA31D，请各相关单位协助，再次将上述要求及时传达至导师和学生，提醒相关人员按照校内要求办理出国（境）审批手续。

专此通知。

国际合作与交流处

2018年1月19日